Heute, nicht morgen!

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen! Von wegen. Die tägliche To-do-Liste ist lang, und trotzdem schauen wir lieber Katzenvideos. Woran liegts? Willy Knüsel, Experte für Arbeitsmethoden, hilft mit Tipps und Tricks auf die Sprünge.

Wer kennt es nicht: Man könnte die Steuererklärung jetzt gleich ausfüllen, putzt aber stattdessen das Bad. Das unangenehme Telefongespräch wäre in drei Minuten erledigt, vorher muss aber dringend die Post versandt werden. Und ich könnte diesen Artikel heute zu Ende schreiben. Katzenvideos … Jedenfalls haben wir am Abend enorm viel erledigt, nur nicht das, was wir uns vorgenommen haben. Das pathologische Aufschiebeverhalten wird in der Psychiatrie Prokrastination genannt. Etwa 7% der Menschen leiden unter der krankhaften Variante und nur 2% schieben Aufgaben nie auf. Für den Rest ist Prokrastination oder Aufschieberitis ein Alltagslaster. Der Zungenbrecher, der etwas nach Brotkasten klingt, wird abgeleitet aus dem lateinischen «pro» und «cras», also «für» und «morgen». Zur Beruhigung: Das Aufschieben von Tätigkeiten ist nicht per se problematisch. Sogenannte aktive Trödler beginnen zwar erst kurz vor der Deadline, werden aber noch rechtzeitig fertig. Diese Art von Aufschieben ist unbedenklich, solange die Ergebnisse stimmen. Problematisch wird es, wenn die Arbeit nicht zufriedenstellend erfüllt oder erst gar nicht damit begonnen wird, aus Angst, die Arbeit nicht gut genug zu meistern. Hauptursache für das problematische Aufschiebeverhalten sind Selbstzweifel und überzogene Ansprüche an die eigene Arbeit.

Alle Trödler haben etwas gemein: Sie schieben gerne – und das überrascht nicht – unangenehme Aufgaben auf, aber auch Langweiliges, Kleinkram und generell Aufgaben, die eine gewisse Energie oder Überwindung fordern. Und hier beginnt der Teufelskreis: Prokrastinieren raubt uns Energie und Zeit, führt zu Stress, Blockaden, Unzufriedenheit und hat Konsequenzen zur Folge wie Mahnungen oder noch schwerwiegender: eine Kündigung.


Prokrastinieren hat nichts mit Faulheit zu tun

Entgegen der weit verbreiteten Meinung ist nicht die Faulheit am Aufschieben schuld, im Gegenteil. Willy Knüsel: «Die mehr oder minder sinnvollen Ersatzhandlungen geben uns am Schluss des Tages das Gefühl, viel gearbeitet zu haben. Was ja auch stimmt. Das schlechte Gewissen aber kommt trotzdem – spätestens dann, wenn die Zeit für die eigentliche Aufgabe zu knapp ist und diese nicht zufriedenstellend erledigt werden kann, sei es für die eigenen Ansprüche oder beispielsweise für die des Vorgesetzten.» Was ist aber dann der Grund für das Aufschieben? «Oft liegt eine mangelnde oder unrealistische Planung vor, wobei zu wenig Zeit genauso problematisch ist wie zu viel Zeit. Fehlt nämlich der Druck, ist die Überwindung, anzufangen, stark erhöht. Zu wenig Zeit hingegen kann Angst vor Versagen auslösen und zu einer Blockade führen.» Für die unrealistische Planung gibt es eine einfache Erklärung: «Meist rechnen wir mit gut acht Stunden Arbeitszeit pro Tag. Und hier liegt bereits der Fehler: Bedenkt man Sitzungen, Telefonate und andere Unterbrechungen, bleiben am Schluss effektiv vielleicht nur vier Stunden übrig. Permanente Ablenkung wie Nachrichten auf dem Handy oder Mailsignaltöne tragen überdies ihren Teil zum knappen Zeitbudget bei.»


Tu es nicht! Tu es jetzt! Tu es später!

Jetzt aber genug der Theorie, hier folgen «Rezepte» gegen Aufschieberitis. Das Ziel: Zeit und Energie zu sparen sowie den Überblick zu bewahren oder zurückzuerlangen.
 

  • Das Sofortprinzip
    Hier gilt es, bei einer neuen Anfrage oder Aufgabe sofort zu entscheiden. Tu ich das jetzt, später oder gar nicht?

Tu es jetzt: Aufgaben, die nicht länger als drei Minuten beanspruchen, gilt es gleich zu erledigen. So sparen Sie sich das Führen der Pendenzenliste und weiteren administrativen Aufwand. Auch das Delegieren von Aufgaben gehört in diesen Bereich. Und: Gehen Sie Unangenehmes zuerst an, und freuen Sie sich auf das Erfolgsgefühl.

Tu es später: Aufgaben, die mehr Zeit beanspruchen, planen Sie entsprechend ein. Am besten gleich einen Termin in die Agenda setzen. Verschieben gilt nicht!

Tu es nicht: Fokussieren Sie sich auf das Wichtige. Aufgaben, auf die Sie verzichten können, gehören in den Papierkorb. Getrauen Sie sich, mehr zu löschen – und Nein zu sagen.


Multitasking – nein!

Erledigen Sie lieber eine Arbeit nach der anderen. Laut Studien verlieren wir bis zu 40% unserer Leistung, wenn wir mehrere Sachen gleichzeitig erledigen. Unser Hirn ist nicht wirklich multitaskingfähig.


Weg vom Perfektionismus

Erbringen Sie oft Leistungen, die nicht verlangt werden? Perfektionismus benötigt viel Zeit und verursacht unnötige Kosten – die meist niemand trägt.

Fragen Sie sich:
Was sind Ziel und Anforderungen der Aufgabe?
Wie viel Zeit darf und soll ich investieren?
Was passiert, wenn ich weniger Zeit investiere?

Und hören Sie auf, wenn das Ergebnis gut genug ist.


Mehr Konzentration dank Apps

Das Smartphone sorgt einerseits für Ablenkung, bietet aber auch Unterstützung in Form von Apps: Sagt Ihnen vielleicht der Begriff Pomodoro-Technik etwas? Sie gehört zu den bekanntesten Zeitmanagementmethoden und funktioniert theoretisch ganz einfach: Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in 25-minütige Einheiten. Nach jeder Einheit folgt eine fünfminütige Pause, nach vier Arbeitseinheiten haben Sie eine Auszeit von 25 Minuten verdient. Ziel dieser Technik ist hauptsächlich das Verringern von Unterbrechungen, aber auch das Einhalten von Pausen. Kann eine erledigte Aufgabe, auch Pomodoro genannt, durchgestrichen werden, sorgt dies zudem für ein Erfolgsgefühl. Sie fragen sich, was Zeitmanagement mit einer Pomodoro, sprich einer Tomate, zu tun hat? Die Technik wurde vom Erfinder Francesco Cirillo in den 1980er-Jahren nach seiner Küchenuhr benannt – und diese hatte die Form einer Tomate.
Alternativen zur Küchenuhr bieten heute zum Beispiel folgende Apps:
Flat Tomato für iPhone und Co.
ClearFocus für Android-Nutzer


Weitere Anwendungen

Die Webanwendung «Written? Kitten!» belohnt fleissige Schreiberinnen und Schreiber mit Katzenbabys. Ist eine bestimmte Textmenge in der vorgegebenen Zeit geschafft, erscheint neben dem Textfeld ein Foto.

Nun könnten Sie mit der Arbeit beginnen. Oder Sie können sich zuvor Klarheit über Ihre Handysucht verschaffen: Die kostenlose App «Moment» gibt es für iPhones und iPads. Die Anwendung läuft im Hintergrund und zeichnet auf Wunsch detailliert auf, wie viel Zeit Sie täglich am Smartphone verbringen. Bei neueren Ausgaben von iOS und Android sind ähnliche Statistikfunktionen bereits mit an Bord, ohne zusätzliche App.

So, loslegen. Oder doch noch rasch die Facebook-Timeline durchscrollen? Nein!

Text: Maria van Harskamp

«Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun.»

Marie von Ebner-Eschenbach, 1830–1916

Willy Knüsel, Trainer Arbeitstechnik aus Solothurn

Das Thema Produktivität im Büro begleitet Willy Knüsel den grössten Teil seines Arbeitslebens. Zuerst beschäftigte er sich mit Computerlösungen, später mit persönlicher Arbeitstechnik. Im Jahr 2003 gründete er die Knüsel Training AG, mit der er und sein Team Seminare, Trainings und Coachings für einzelne Mitarbeitende und ganze Teams anbieten, stets mit dem Ziel, die Leistung und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern. Er selbst erledigt seine Aufgaben kurz vor dem Abgabetermin – der Druck hilft ihm, gar nicht erst ins Trödeln zu kommen.

Knüsel Training AG, www.work-smarter.ch

Agenda

BEKB -Veranstaltungen

Aktueller Überblick und Anmeldung: bekb.ch/veranstaltungen

Konzerte des Jugendblasorchesters VBJ

3. November 2019, 10.15 Uhr, Congress Centre Kursaal, Interlaken
3. November 2019, 16.00 Uhr, KKThun, Thun
9. November 2019, Kongresshaus, Biel

BEKB-Pensionsplanungsanlässe

29. Oktober 2019, Bildungszentrum der BEKB, Liebefeld-Bern
5. November 2019, Saalbau, Kirchberg
13. November 2019, Hotel Interlaken, Interlaken Ost

BEKB-Immobilientage

31. Oktober bis 2. November 2019, BEKB-Begegnungszentrum, Bern Bundesplatz

St. Nicolas de la BCBE à Tramelan

4. Dezember 2019, BCBE Tramelan

Santarun Bern

29. November 2019, BEKB-Begegnungszentrum, Bern Bundesplatz